擬稿即宣傳領導機關起草檔案或撰寫檔案。形式多樣，概括起來可以分為以下幾種：(一)業務人員擬稿。由於業務人員比較熟悉業務工業以及業務工作中的具體規定，所以業務性較強的檔案(如“規定”、“決定”、“條例”等)都由業務人員擬稿。(二)組織秘書班子共同擬稿。大型的綜合性檔案思想性較強、問題複雜、知識面廣，而且文字量大，所以要有一個強有力的秘書班子共同擬稿。(三)由機關辦公部門的秘書人員擬稿。一般的行政或綜合性檔案由秘書人員擬稿，由於秘書經常接觸機關的領導同志，比較熟悉機關的工作，所以對行政或綜合性檔案便於理解、綜合。(四)領導同志親自擬稿。一些指導性檔案，一般都由領導同志親自擬稿。文稿擬完後，應在文稿的前邊附一張機關發文用紙。發文用紙上，一般包括檔案標題、主送機關、抄送或抄報機關、機關領導簽發、部門領導閱籤(會籤)、擬稿人、文號和發文日期、核稿、打字、校對、監印人等項。擬稿的一般格式是：標題、正文、結尾。要擬好稿，擬稿人必須瞭解情況、觀點明確、思路清晰、文筆優雅。